W Twojej organizacji animator prowadzi zajęcia z dziećmi? Edukatorka prowadzi cykl warsztatów? A może masz w projekcie osobę koordynującą działania i rozliczenia – i podpisałeś z nią umowę o dzieło?
👉 Jeśli tak, to bardzo możliwe, że ZUS uzna to za umowę zlecenie, a wtedy: obowiązek składek, korekta dokumentów i zaległości liczone w tysiącach złotych. 😱
To jeden z najczęstszych błędów w NGO – wrzucanie działań usługowych, cyklicznych, a zwłaszcza koordynacji projektu, pod pozorną „umowę o dzieło”. ZUS patrzy nie na tytuł, ale na realny zakres zadań.
W PIK Expert pomagamy fundacjom i stowarzyszeniom z całej Polski prawidłowo kwalifikować umowy i unikać kosztownych pomyłek.
🛡️ Sprawdź z nami, czy Twoje dzieło to na pewno dzieło.
📩 Skonsultuj umowy, zanim będzie za późno – a najlepiej przeczytaj nasz nowy artykuł ekspercki
W działalności firm i organizacji pozarządowych często stajemy przed wyborem: czy zawrzeć z wykonawcą umowę zlecenie, czy umowę o dzieło? Choć oba typy umów cywilnoprawnych są popularne, ich niewłaściwa kwalifikacja może prowadzić do poważnych konsekwencji – zwłaszcza podczas kontroli ZUS.
Organizacje pozarządowe (NGO) są tu szczególnie narażone na błędy – w projektach realizowanych z dotacji nagminnie wpisuje się umowy o dzieło tam, gdzie realnie mamy do czynienia ze zleceniem. Najczęstszy przykład? Koordynator projektu wrzucany na umowę o dzieło. To ryzyko, które może kosztować organizację tysiące złotych.
Czym różni się zlecenie od dzieła?
Umowa zlecenie – ciągłość działań i składki ZUS
Umowa zlecenie opiera się na starannym działaniu, a nie na efekcie końcowym.
W NGO najczęściej dotyczy:
-
prowadzenia warsztatów i zajęć animacyjnych (np. cotygodniowe zajęcia z seniorami),
-
działań promocyjnych (np. obsługa social mediów),
-
pomocy administracyjnej,
-
koordynacji projektu – monitorowania harmonogramów, kontaktu z uczestnikami, raportowania.
➡ Takie czynności są cykliczne, rozciągnięte w czasie i podlegają składkom ZUS.
Przykład: Fundacja zatrudnia koordynatora projektu, który przez pół roku nadzoruje pracę zespołu, kontaktuje się z partnerami i przygotowuje sprawozdania. Wystawienie mu umowy o dzieło jest błędem – to klasyczne zlecenie.
Umowa o dzieło – kiedy liczy się efekt
Dzieło odnosi się do jednorazowego, namacalnego rezultatu, który można obiektywnie odebrać – np. raportu, książki, filmu, grafiki.
Przykład: Zewnętrzny ekspert opracowuje autorski scenariusz gry miejskiej lub raport ewaluacyjny – to dzieło. Ale jeśli przez 3 miesiące prowadzi animacje dla dzieci – to już zlecenie, a nie dzieło.
Koordynator na dzieło? ZUS powie: NIE
Koordynatorzy w projektach NGO są klasycznym przykładem niewłaściwego stosowania umowy o dzieło. Ich praca nie polega na stworzeniu jednego, mierzalnego efektu – to ciągły proces zarządzania, nadzorowania, raportowania, kontaktu z partnerami i zespołem.
ZUS podczas kontroli analizuje rzeczywisty charakter obowiązków i w 99% przypadków uzna, że koordynator powinien być na zleceniu, a nie na dziele. Konsekwencje?
-
dopłata składek (emerytalnej, rentowej, zdrowotnej),
-
odsetki,
-
ryzyko zakwestionowania kosztów w projekcie dotacyjnym.
Ryzyko dla NGO
Organizacje pozarządowe muszą pamiętać, że niewłaściwa kwalifikacja umów to nie tylko problem ze składkami. Może oznaczać:
-
zwrot części dotacji, jeśli koszt był niekwalifikowalny (np. dzieło zamiast zlecenia),
-
odpowiedzialność członków zarządu, jeśli działali niezgodnie z przepisami,
-
problemy w kolejnych konkursach, gdy w kontrolach wykryto nieprawidłowości.
Kiedy dzieło w NGO jest uzasadnione?
Dzieło sprawdzi się w projektach NGO wtedy, gdy:
-
efektem jest konkretny rezultat – np. nagranie filmu, przygotowanie raportu, opracowanie gry planszowej,
-
praca nie ma charakteru cyklicznego ani usługowego,
-
wykonawca ma dużą swobodę co do sposobu wykonania i organizacji pracy.
Przykład bezpiecznego dzieła: Ekspert opracowuje podręcznik dla nauczycieli w ramach projektu edukacyjnego. Podręcznik jest namacalnym rezultatem – można go odebrać, sprawdzić i zaakceptować.
Podsumowanie: Dzieło vs zlecenie w NGO
| Cecha | Umowa zlecenie | Umowa o dzieło |
|---|---|---|
| Przedmiot | Staranność działania | Konkretny rezultat |
| NGO: animacja zajęć | ✔ | ✘ |
| NGO: koordynacja projektu | ✔ | ✘ |
| NGO: raport, film, podręcznik | ✘ | ✔ |
| Składki ZUS | Tak | Nie (ale zgłoszenie RUD) |
Jak pomaga PIK Expert?
Jako biuro rachunkowe z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze NGO i projektów unijnych weryfikujemy, czy dana umowa powinna być zleceniem czy dziełem, a także:
-
przygotowujemy poprawne wzory umów,
-
zgłaszamy umowy do ZUS (RUD, RCA),
-
analizujemy koszty pod kątem kwalifikowalności,
-
pomagamy przejść kontrole bez stresu.
Zanim podpiszesz kolejne dzieło dla koordynatora – skontaktuj się z nami. Może to oszczędzić Twojej organizacji wielu problemów i niepotrzebnych kosztów.